FAQ

Come possiamo aiutarti?

Identificazione del destinatario

D01 > Come identifico il destinatario di una fattura elettronica?

Le fatture indirizzate ad aziende, professionisti o privati devono obbligatoriamente riportare o il Codice Destinatario (canale di recapito scelto dal cliente) o l’indirizzo PEC di destinazione. Le fatture indirizzate alla Pubblica Amministrazione devono invece riportare il Codice Ufficio dell’Indice PA nel campo Codice Destinatario.

D02 > Come faccio a ricevere fatture elettroniche tramite SDI?

Devo comunicare ai miei fornitori il mio indirizzo di recapito, o in forma di Codice Destinatario di 7 caratteri (canale accreditato mio o dell’intermediario che utilizzo) oppure in forma di mio indirizzo PEC dedicato alla ricezione delle fatture da SDI.

D03 > Informare tutti i fornitori è una seccatura, come posso evitarlo?

Devo andare sul sito dell’Agenzia delle Entrate e dichiarare (registrando) una volta per tutte il mio Codice Destinatario oppure il mio indirizzo PEC: questa dichiarazione prevale su qualunque informazione sia riportata sulla fattura. Se però voglio poter ricevere la fattura su diversi Codici Destinatario o diverse PEC (ad esempio, per diversi uffici amministrativi) la dichiarazione non si può fare e occorre indicare quello giusto su ciascuna fattura.

D04 > Cosa si intende per Codice Destinatario?

Il Codice Destinatario indica un canale massivo di scambio di documenti accreditato formalmente da SDI. Ogni canale accreditato può avere più Codici Destinatario associati. Ogni partita IVA italiana può accreditare un proprio canale ma è più semplice utilizzare un intermediario che metta a disposizione il proprio canale accreditato. Il Codice Destinatario per gli utilizzatori del servizio Full Invoice di SATA è SA0PL6Q.

D05 > È possibile che più partite IVA abbiano lo stesso Codice Destinatario?

Certamente. Ad esempio, SATA si è fatta accreditare un canale e lo mette a disposizione di tutti i propri clienti. È poi compito del servizio Full Invoice distinguere ciascuna fattura in arrivo da SDI in funzione dello specifico cliente a cui è destinata e renderla accessibile solo a quello.

D06 > È possibile che una partita IVA abbia più Codici Destinatario?

Certamente. Se un utente del servizio Full Invoice desidera distribuire le fatture ricevute fra diverse sue unità amministrative SATA gli può mettere a disposizione altrettanti Codici Destinatario che dovranno essere riportati nelle rispettive fatture. Naturalmente, non è consentito registrarli come da FAQ D03.

D07 > È obbligatorio che la PEC di destinazione sia dedicata a ricevere fatture da SdI?

Non è obbligatorio ma fortemente consigliato, in quanto l’allegato al messaggio PEC recapitato da SDI è in formato XML-SDI, che in prospettiva potrebbe essere importato direttamente nel sistema gestionale del destinatario.

D08 > Come faccio a sapere il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC dei miei clienti?

Se il cliente ha già registrato la propria scelta sul sito dell’Agenzia delle Entrate il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC sono desunti automaticamente dalla sua partita IVA. Altrimenti ciascun Codice Destinatario o indirizzo PEC va richiesto alla relativa azienda cliente se questa non ha già provveduto a comunicarlo ai suoi fornitori.

D09 > Come indico in fattura il recapito tramite la PEC di destinazione?

Inserendo il Codice Destinatario 0000000 e l’indirizzo PEC del cliente.

D10 > Come distinguo una fattura con destinatario estero?

Inserendo il Codice Destinatario XXXXXXX (sette volte X).

D11 > Contattare tutti i clienti è una seccatura, posso evitarlo?

Purtroppo no, non esiste un registro pubblico dei Codici Destinatario o delle PEC di destinazione come esiste per le Pubbliche Amministrazioni. Quindi contattare tutti i clienti chiedendo queste informazioni è indispensabile se si vuole evitare di dover gestire le notifiche di “mancata consegna”, per cui l’emittente è obbligato a contattare il destinatario e a chiedergli di scaricare la fattura non recapitata dalla propria area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

D12 > Se un cliente assicura di aver registrato il suo Codice Destinatario o PEC sul sito dell'Agenzia delle Entrate sono a posto?

Sì, se il cliente conferma di aver eseguito questa registrazione il fornitore può specificare in fattura il codice destinatario 0000000 e nessun riferimento alla PEC (il sistema non ammette il campo Codice Destinatario vuoto).

Emissione delle fatture

E01 > Come trasmetto le fatture emesse a Full Invoice?

Posso utilizzare diverse modalità, dalla compilazione manuale di una form (per poche fatture) all’invio come allegati di eMail inviate a un preciso indirizzo PEC, dal rilascio delle fatture in proprie cartelle SFTP sincronizzate con Full Invoice all’invocazione di API REST esposte dal servizio da parte del gestionale. Le fatture emesse possono essere già in formato XML-SDI oppure in un formato strutturato proprietario o, infine, in forma di file PDF.

E02 > Cosa succede se le fatture emesse sono in un formato strutturato proprietario?

Dovranno essere fornire le specifiche tecniche di quel formato, e un campione di fatture originali, in modo che il servizio Full Invoice possa realizzare e collaudare il connettore che trasformerà automaticamente tali fatture nel formato XML-SDI (vedi X01).

E03 > Cosa succede se le fatture emesse sono file PDF?

Dovrà essere fornito un campione di fatture originali in modo che il servizio Full Invoice possa realizzare e collaudare il relativo modello o template. Il template sarà utilizzato per estrarre automaticamente i contenuti di quel tipo di fattura, e tali contenuti serviranno a comporre il formato XML-SDI. Ciascun template è associato a una partita IVA, e una partita IVA può avere più template qualora emetta fatture di forma diversa.

E04 > Il servizio tratta fatture in forma di file PDF vettoriale?

Il PDF vettoriale (nativo, da stampante virtuale) consente un’estrazione dei contenuti completa e corretta sul 100% delle fatture a meno che non siano presenti errori all’origine, che vengono così rilevati. Esiste anche il caso PDF misto (immagine che contiene i dati dell’emittente, tutto il resto vettoriale), è la forma più diffusa e il risultato è perfetto come nel caso PDF vettoriale.

E05 > Il servizio tratta fatture in forma di file PDF immagine?

Il PDF immagine (da scanner o da fax) richiede una pre-elaborazione tramite OCR il cui output viene interpretato con una buona percentuale di successo, ma possono restare incertezze dovute alla qualità dell’immagine. Il 75% delle fatture PDF immagine ottengono un’estrazione dei contenuti completa e corretta, nel restante 25% le fatture vengono mandate “in verifica” e l’utente accederà all’interfaccia di Full Invoice per la loro correzione manuale.

E06 > Siamo certi che il formato XML-SDI generato sia corretto?

Il servizio Full Invoice invia a SDI solo documenti corretti e a tale scopo esegue, prima del loro invio, un’approfondita validazione delle fatture XML-SDI comprese quelle fornite già in quel formato. La validazione comprende una serie di controlli sintattici, semantici, logici e algebrici. L’unico controllo che non è possibile effettuare è se la partita IVA del destinatario sia corretta e valida. Ogni documento che non supera il controllo viene scartato e, come detto, non va a SDI mentre una notifica viene inviata all’emittente.

E07 > Come sono gestiti gli eventuali allegati?

Se l’emittente non ha già predisposto il formato XML-SDI, dovrà inviare al servizio Full Invoice fattura e allegati, ad esempio in un pacchetto zip con una specifica naming convention che li collega distinguendo il documento principale dagli altri. Il servizio provvede quindi a generare automaticamente il file XML-SDI con inseriti gli allegati in encoding base 64 come da specifiche tecniche. Lo stesso tipo di encoding è utilizzato per inserire nel file XML-SDI l’eventuale fattura originale se essa era in formato PDF.

E08 > Come avviene l’invio delle fatture a SDI?

Una volta che le fatture sono state validate, il servizio Full Invoice vi appone la firma digitale e le trasmette a SDI tramite il canale SFTP di SATA accreditato presso lo stesso SDI. Per la firma digitale si serve di un servizio di firma massiva (dispositivo HSM) che appone le firme con un certificato intestato a SATA.

E09 > Come sono gestite le notifiche di ritorno da SDI?

Le notifiche possono essere quella di scarto (qualora la fattura risulti sbagliata rispetto ai controlli di correttezza), quelle di avvenuto o mancato recapito (consegna) al destinatario, e nel caso B2G, quella di accettazione o rifiuto da parte del destinatario oppure di decorrenza dei termini per rispondere. Il servizio Full Invoice intercetta le notifiche provenienti da SDI per conto dell’emittente e le riconcilia con le corrispondenti fatture.

E10 > Posso usare Full Invoice per inviare fatture all’estero?

Se una fattura emessa ha un destinatario estero (codice destinatario XXXXXXX, vedi D10) il servizio Full Invoice la può trattare convertendola in uno dei formati standard UE e inoltrandola sulla rete CEF (se destinata a una PA), oppure può inviarla al destinatario come allegato a una eMail automatica. In ogni caso la manderà anche a SDI per evitare la produzione del relativo spesometro mensile.

E11 > E se la fattura è scritta in una lingua diversa dall’italiano?

Il servizio Full Invoice è già in grado di trattare indifferentemente fatture scritte in italiano e in inglese, a si stanno al momento studiando anche la terminologia francese, tedesca e spagnola.

E12 > Come posso tenere sotto controllo le mie fatture emesse?

Il servizio Full Invoice mette a disposizione una funzione di monitoraggio (monitor) che permette all’emittente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutte le fatture inviate a SDI incluse le estere, e il loro stato. Di ogni fattura il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con SDI sia nella fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sulla singola fattura si visualizzano i suoi dettagli.

Ricezione delle fatture

R01 > Come ricevo le fatture provenienti da SDI?

Il servizio Full Invoice intercetta le fatture provenienti da SDI identificate da uno dei suoi Codici di Destinazione, le smista nelle aree di lavoro riservate a ciascun cliente, ne estrae i metadati (indici) e da quel momento ogni cliente le potrà visualizzare sul proprio monitor (vedi R04), assieme agli eventuali allegati. Le fatture ricevute non sono accompagnate da notifiche.

R02 > Posso usare Full Invoice per ricevere fatture dall’estero?

Se una fattura ricevuta ha un emittente estero il servizio Full Invoice la può trattare intercettandola sulla rete CEF e convertendola da uno dei formati standard UE, oppure può convertirla da PDF in XML-SDI, cioè nello stesso formato di quelle italiane, se il destinatario l’ha ricevuta come allegato a una sua eMail.

R03 > E se la fattura è scritta in una lingua diversa dall’italiano?

Il servizio Full Invoice è già in grado di trattare indifferentemente fatture scritte in italiano e in inglese, e si stanno al momento studiando anche la terminologia francese, tedesca e spagnola.

R04 > Come posso tenere sotto controllo le mie fatture ricevute?

Il servizio Full Invoice mette a disposizione una funzione di monitoraggio (monitor) che permette al ricevente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutte le fatture ricevute da SDI e le fatture estere processate, e il loro stato. Di ogni fattura il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con SDI sia nella fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sulla singola fattura si visualizzano ai suoi dettagli.

Import/export da/verso il gestionale

X01 > Full Invoice può importare le fatture attive dal mio gestionale?

Come già detto, il servizio Full Invoice è in grado di trattare fatture provenienti dal gestionale nel suo formato proprietario. A tale scopo sarà necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che le converte in formato XML-SDI. Ciò implica l’acquisto dell’opzione Plus di Full Invoice. Come canale, tali fatture possono essere inviate a Full Invoice tramite SFTP o invocando le specifiche API REST.

X02 > Full Invoice può esportare le fatture passive verso il mio gestionale?

Se una fattura ricevuta ha un emittente estero il servizio Full Invoice la può trattare intercettandola sulla rete CEF e convertendola da uno dei formati standard UE, oppure può convertirla da PDF in XML-SDI, cioè nello stesso formato di quelle italiane, se il destinatario l’ha ricevuta come allegato a una sua eMail.

X03 > E se voglio importare/esportare in formato standard?

Il servizio Full Invoice considera standard il formato XML-SDI e anche quelli (UBL 2.1 e Edifact/CII) scelti dalla UE per la fatturazione elettronica Europea. Pertanto l’import/export di fatture in tali formati è previsto e, a differenza dei formati proprietari, non dà luogo a costi aggiuntivi.

Conservazione a norma

C01 > Quali fatture vengono inviate in conservazione?

Il servizio Full Invoice manda in conservazione a norma tutte le fatture che gli sono affidate, attive e passive, italiane ed estere. La conservazione è affidata a uno dei conservatori accreditati AgID di cui si serve SATA.

C02 > Quando sono mandate in conservazione le fatture attive?

Le fatture attive sono mandate in conservazione nel momento in cui è terminato il loro ciclo di vita per quanto riguarda i rapporti con SDI. In questo modo è possibile inserire nel singolo pacchetto di versamento anche le notifiche ricevute.

C03 > Quando sono mandate in conservazione le fatture passive?

Le fatture passive sono inviate in conservazione, salvo eccezioni (vedi C04 e C05), così come sono al momento della ricezione da SDI o, se provenienti dall’estero, immediatamente dopo essere state trasformate in formato XML-SDI.

C04 > Quando sono mandate in conservazione le fatture reverse charge?

Su richiesta dell’utente, le fatture reverse charge possono restano parcheggiate finché l’utente stesso non avrà aggiunto il cosiddetto documento integrativo IVA come attachment e quindi ne avrà autorizzata la conservazione congiunta.

C05 > Posso mandare in conservazione le fatture con protocollo IVA?

Su richiesta dell’utente, le fatture passive possono restano parcheggiate finché l’utente stesso non avrà procurato il numero e la data del protocollo IVA (tramite uno specifico file Excel) mettendo il servizio Full Invoice nella condizione di integrarli nella fattura e quindi di mandarla in conservazione. Questa opzione è a pagamento.

C06 > Devo pagare ogni anno il costo della conservazione?

Il costo della conservazione è già incluso nelle tariffe del servizio Full Invoice, e copre la conservazione di ciascun documento per i 10 anni stabiliti dalla normativa.

C07 > Come faccio ad accedere al sistema di conservazione?

SATA apre la posizione di ogni utente Full Invoice presso il conservatore, il sistema di conservazione produce le credenziali per l’utente (usid, pswd) che SATA gli trasferisce. Da quel momento SATA, tramite Full Invoice, si limita a inviare in conservazione i documenti dell’utente, mentre questi è libero e autonomo nell’accedere ai suoi documenti conservati.

C08 > Posso accedere ai miei documenti conservati tramite web?

Nel rispetto della norma, ogni conservatore prevede una modalità di accesso ai documenti conservati attraverso una piattaforma web, che quindi non richiede installazione, per l’intera durata della conservazione.

Funzioni riservate ai clienti

F01 > C'è modo di mandare in automatico una mail di avviso al destinatario cui SDI non ha consegnato una fattura?

Sì, al destinatario (Partita IVA) mancato viene inviata In automatico una mail con allegati il PDF della fattura generato con il foglio di stile standard SDI e gli eventuali allegati originali. Questa funzione è attivata ogni volta che giunge una notifica di Mancata Consegna (MC), a condizione che in fattura sia inserito l’indirizzo email del destinatario. Nella fattura XML-SDI l’indirizzo email va inserito nel campo Causale, o in un campo qualunque del PDF che venga mappato nel campo Causale, seguendo la rigorosa sintassi: SDI-MC-EMAIL(indirizzo@dominio.it) dove fra parentesi è possibile mettere anche più indirizzi separati da punto-e-virgola.

F02 > C'è modo di mandare in automatico il PDF ai destinatari privati (senza partita IVA ma solo con codice fiscale)?

Sì, al privato cittadino destinatario viene inviata In automatico una mail con allegati il PDF della fattura generato con il foglio di stile standard SDI e gli eventuali allegati originali. Per queste fatture, SDI emette sempre una notifica di Mancata Consegna (MC), e il servizio richiede che in fattura sia inserito l’indirizzo email del destinatario. Nella fattura XML-SDI l’indirizzo email va inserito nel campo Causale, o in un campo qualunque del PDF che venga mappato nel campo Causale, seguendo la rigorosa sintassi: SDI-MC-EMAIL(indirizzo@dominio.it) dove fra parentesi è possibile mettere anche più indirizzi separati da punto-e-virgola.

F03 > Che partita IVA va specificata nelle fatture PDF per identificare i destinatari esteri?

Per i destinatari dei paesi UE la partita IVA esiste sempre e va specificata correttamente, incluso il prefisso del codice paese (ISO 3166-1 alpha-2 code, ad esempio DE per Germania, FI per Finlandia, eccetera). Per i destinatari dei paesi extra-UE la partita IVA non esiste e quindi si adotta la seguente convenzione: EXTRAxxxxxx (stringa di 11 caratteri) dove xxxxxx è una stringa di sei caratteri a scelta dell’emittente (per esempio corrispondente a una codifica interna del cliente), non necessariamente univoca.

F04 > Che partita IVA va specificata nelle fatture XML-SDI per identificare i destinatari esteri?

Per i destinatari dei paesi UE la partita IVA esiste sempre e va specificata correttamente, incluso il prefisso del codice paese (ISO 3166-1 alpha-2 code, ad esempio DE per Germania, FI per Finlandia, eccetera). Per i destinatari dei paesi extra-UE la partita IVA non esiste e quindi si adotta la seguente convenzione: Codice paese + Valore, dove Codice Paese è una stringa di 2 caratteri e Valore è una stringa lunga al massimo 28 caratteri.

F05 > C'è modo di mandare in automatico il PDF ai destinatari esteri?

Sì, al destinatario viene inviata in automatico una mail con allegati il PDF della fattura generato dal foglio di stile standard SDI e gli eventuali allegati originali. Queste fatture sono caratterizzate dal Codice Destinatario XXXXXXX. Il servizio richiede che in fattura sia inserito l’indirizzo email del destinatario. Nella fattura XML-SDI l’indirizzo email va inserito nel campo Causale, o in un campo qualunque del PDF che venga mappato nel campo Causale, seguendo la rigorosa sintassi: SDI-RC-EMAIL(indirizzo@dominio.it) dove fra parentesi è possibile mettere anche più indirizzi separati da punto-e-virgola.